D’où je viens

Chacun a sa méthode de travail, bien sûr ! Nous n’avons pas nécessairement tous besoin de filtrer le flux d’information de la même manière. Je vais simplement vous parler des outils qui à titre personnels me permettent de gérer au quotidien mes différentes tâches.

Il faut savoir en amont que j’ai fait un master en Design où nous avions plusieurs projets longs et courts dont les deadlines se superposaient. De mon côté, cela m’a permis d’envisager un semblant d’organisation.

Ensuite, j’ai travaillé plusieurs années dans une entreprise où j’avais un portefeuille de plusieurs marques. Il fallait donc avoir une vision globale des différents calendriers, avoir en tête ce qui allait se passer sur le court terme et long terme pour prioriser des tâches plus lointaines mais demandant plus de temps et de réflexion dans mon emploi du temps. Globalement, mon but a toujours été de trouver un équilibre entre les urgences que l’on ne peut pas anticiper sans impacter les projets prévus depuis longtemps où nous n’avons aucune excuse pour ne pas avancer, même si ce n’est que deux heures par ci, par là. Plus facile qu’à faire, je suis bien d’accord !

Le retro planning

Mon dieu, retro planning, je te hais. Du fond de mon être, je te hais. Pourtant, je t’aime tout autant. Je n’oublierais jamais les ateliers retro planning durant mes études. J’avais simplement envie de me lever de table et partir, frustrée par l’exercice. J’avais la sensation de perdre du temps alors que ce temps aurait pu être “mieux” employé en travaillant directement sur le projet. Faux, complètement faux bien entendu. Alors voici les raisons de mon amour pour lui:

Voir l’ampleur de la tâche

L’avantage et le défaut du retro planning c’est que nous pensons à toutes les étapes de la conception, en partant de la recherche jusqu’à la production finale. Le problème est qu’un projet qui vous excitait il y a encore une heure peut soudain vous sembler être un projet long et lourd une fois toutes les étapes notées.

Disons que dans certain cas ça peut effectivement couper l’élan créatif du début mais le côté positif c’est que chaque étape y étant consignées le projet qui pouvait à l’inverse sembler être une vraie montagne à franchir se transforme en pleins de petites collines. On voit directement qu’elle est la prochaine étape et qui sont les gens concernés.

Définir des délais

Même si les délais ne sont que pour vous dans le cadre d’un projet personnel, cela donne malgré tout une idée du temps que l’on peut consacrer à chaque étape au lieu de laisser glisser le temps et se retrouver à faire quelque chose dans le rush alors que vous auriez pu boucler cela beaucoup plus tôt.

Si vous travaillez avec d’autres personnes, cela permet aussi de ne pas réduire le temps dont les gens qui passent derrière vous auront besoin. C’est important. On connait tous des projets dont nous n’étions même pas au courant, qui nous tombent dessus sans crier gare et dont on découvre qu’il a mis beaucoup de temps à démarrer alors que nous devons le traiter à quelques jours de la deadline finale… On déteste tous ça. Ne soyons pas comme cette personne. Non, non, non.

Pour vous donner un petit exemple d’une fois où j’étais très contente d’avoir rétro planningé mon projet en amont: j’étais en dernière année de master, et je vivais dans la lessiveuse de mes angoisses de manière perpétuelle. Pour mon mémoire j’avais décidé de passer par une plateforme d’impression basée à l’étranger. Ayant des moyens relativement bas, j’avais défini ma propre date d’envoie en impression pour pouvoir prendre la livraison standard et laisser de la marge en cas de pépin. Mes exemplaires sont tranquillement arrivés dans les temps (hurray!) une semaine avant mon rendu, m’évitant tout stress inutile. Je me suis toujours remerciée mentalement de ne pas m’être infligée de rush pour cela.

Je n’ai pas eu à faire de retro planning récemment, ni même à en faire dans le cadre professionnel car d’autres personnes s’en occupaient. Si vous connaissez des outils efficaces pour en faire simplement et sans avoir envie de se taper la tête contre un mur, je serais très heureuse de les découvrir !

Malgré ma non-pratique ces dernières années, j’ai toujours gardé l’habitude de lister toutes les étapes de mes projets. Si votre retro planning vous indique que vous êtes déjà en retard alors que vous n’avez même pas encore commencé, c’est le signe que vous avez bien raison d’en faire un car vous allez devoir redéfinir vos délais et vous savez déjà dans quoi vous mettez les pieds !

(Qui l’eut cru qu’un jour j’écrirais un article vantant les mérites des retro planning, honnêtement ?)

La to-do list

L’incontournable, la décriée, la mal aimée to-do list ! Ah, que l’on rigole bien d’elle !

Je ne vais pas vous surprendre avec ce point mais diantre, c’est la clef de voûte de mon organisation au quotidien, que ce soit professionnel ou personnel.

J’en parlais récemment avec une amie qui n’aime pas en faire car cela lui donne l’impression d’avoir une chose en plus à faire. Je n’avais jamais envisagé la to-do list de cette manière et je comprends tout à fait que certains la ressentent de cette façon. De mon côté, ayant une très mauvaise mémoire cela me permet de visualiser toutes les choses à faire (même les petites choses personnelles telles que “Acheter du pain”) et de sentir la satisfaction à chaque fois que je coche un case.

Un autre avantage est que toutes les choses que je préfère oublier tellement mon envie de les faire est égale à zéro sont notées noir sur blanc, je ne peux pas les reléguer au fin fond de ma mémoire: elles sont là, elles me narguent. Cela me permet de ne pas avoir de mauvaises surprises en me souvenant au moment où je commence à m’endormir que je devais envoyer tel document aujourd’hui à tel organisme, etc…

Concernant notre fameuse to do list, j’avais commencé à me renseigner sur la méthode Get Things Done de David Allen. Je n’ai pas nécessairement appliqué toute sa méthode (no shame) mais j’ai trouvé que c’était une très bonne ressource pour ceux qui s’intéressent à la productivité et la gestion de son temps. J’y ai pioché plusieurs astuces et méthodes très faciles pour ne pas me sentir à la merci de ma to do mais justement la voir comme un outils pour prendre les choses en main.

L’agenda

Que d’innovation dans mon article, n’est-ce pas ? Je suis une petite mamie dans l’âme. Je vais vous avouer une chose: j’ai un agenda papier. Mis-à-part mon amour de la papeterie, j’aime ce moment où je note sur le papier. J’ai la sensation que l’information que je couche s’imprègne réellement dans ma mémoire alors que je peux oublier des choses notées dans mon téléphone.

Depuis quelques mois j’essaye de passer complètement au digital pour ne pas disperser les informations mais je ne sais pas pourquoi, j’aime ouvrir mon agenda papier et le garder à jour en y consignant ce que j’y ai fait ou ce qui reste à venir. C’est sûrement la relation spéciale que certains peuvent avoir le papier (je suis même à l’instant entrain de rédiger cet article sur la dernière page d’un de mes carnets !). Au pire, ce n’est pas un mal de garder ce petit agenda pour le plaisir, cela ne peut que renforcer positivement mon envie de m’organiser, n’est-ce pas ?

Au quotidien

Lorsque je travaillais en entreprise, j’avais un carnet en parallèle de mon dashboard Jira. J’utilisais mon dashboard pour avoir une vision globale de toutes les tâches m’étaient assignées, rangées par date de rendu.

En arrivant le matin, prendre mon petit carnet me donnait le temps d’analyser la situation et de définir les priorités du jour. Comme je disais plus haut, je notais tout ce qui était important pour cette journée, même une tâche minuscule car sinon je pourrais l’oublier une fois prise dans mon flux de travail. Avec la méthode de David Allen, il est préconisé de faire toutes ces petites tâches en premier pour avoir rapidement une to do “nettoyée” et avoir tout le temps de se pencher sur nos vraies tâches. J’ai lu ce livre il y a plus d’un an maintenant, donc je ne sais plus s’ils le formulent de la sorte, mais en tout cas c’est de cette manière que je l’ai assimilé dans mon quotidien.

En ce moment, les to do de mes journées sont simplifiées de par mon statut de demandeuse d’emploi, mais ayant un profil créatif j’ai toujours des projets sur le feu qui me demandent d’agir au jour le jour dessus. Ma to do reste donc mon fidèle allié, contre vents et marées.

J’utilise donc ces différents outils pour m’organiser au quotidien, mais elles dépendent aussi de votre environnement de travail. Certaines entreprises ont leurs propres méthodes ou sinon votre emploi vous demandera une manière spécifique de travailler.

Je ne peux pas exclure de cet article le fait que certaines entreprises en fonction de sa culture en interne, favorise ou non l’organisation à long terme. Lorsque le rush est institutionnalisé, cela peut être difficile d’imposer sa vision des choses.

Si vous avez des méthodes ou des astuces pour vous organiser… Je prends tout ! 🙂

À très vite,

Sibylle

Publié par :Sibylle Roze

Designer graphique, créative en général, j'aime aussi écrire et prendre des photos. Le bien-être est un sujet qui me fait vibrer, et je souhaite montrer aux gens qu'ils ont le pouvoir de reprendre la main sur leur quotidien, petit à petit.

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